Legalizacja dokumentów handlowych i eksportowych
Twój partner handlowy wymaga zalegalizowania dokumentu handlowego, świadectwa lub zaświadczenia, występujesz w przetargu i żądają od Ciebie weryfikacji dokumentów?
Zapraszamy do kontaktu z biurem Izby!
Podstawa prawna
Izba Przemysłowo – Handlowa w Rzeszowie, dokonuje legalizacji dokumentów eksportowych w imieniu Krajowej Izby Gospodarczej, na podstawie art. 12 w związku z ust. 1, 2 i ust. 4 pkt 3 ustawy o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r. (Dz. U. Nr 35 z 1989 r. i Nr 75 z 1992 r.), z późniejszymi zmianami, na rzecz podmiotów zarejestrowanych w Polsce, stosownie do przepisów wymienionej ustawy o izbach gospodarczych oraz celów określonych statutem Krajowej Izby Gospodarczej.
Informacje ogólne
Legalizacja dokumentów eksportowych jest możliwa od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-15.00. Prosimy o uprzedni kontakt mailowy lub telefoniczny celem umówienia legalizacji w przypadku osobistej wizyty w Izbie. Możliwa jest także legalizacja w formie korespondencyjnej. W takim przypadku koszt wysyłki i odbioru dokumentów pozostaje po stronie wnioskodawcy.
W razie jakichkolwiek pytań związanych z legalizacją lub uzyskaniem świadectwa pochodzenia zapraszamy do kontaktu z biurem Izby.
Tel.17 854 90 50, legalizacja@iph.rzeszow.pl
Jakie dokumenty podlegają legalizacji w IPH ?
- Dokumenty handlowe i eksportowe, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe.
- Dokumenty przewozowe np. packing listy, faktury transportowe i inne związane z przewozem.
- Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
- Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
- Poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru.
Jakich dokumentów nie legalizujemy w IPH ?
- Zaświadczenia i raporty bankowe, ale również deklaracje przedsiębiorców o posiadanych kontach bankowych.
- Zaświadczenia i decyzje wydane przez urzędy skarbowe.
- Dokumenty sądowe oraz wyroki i postanowienia sądów arbitrażowych (w tym rejestry KRS).
- Decyzje i zaświadczenia administracji celnej oraz elektronicznie generowane deklaracje celne.
- Długo i krótko terminowe deklaracje dostawców, które podpisywane są jedynie przez firmy.
- Dokumenty urzędowe osób prywatnych podlegające legalizacji Apostille.
- Wydruki, kserokopie lub nie podpisane dokumenty.
- Kserokopie za zgodność z oryginałem.
- Dokumenty i certyfikaty zagranicznych firm i instytucji.
- Tłumaczenia wykonane przez tłumaczy przysięgłych (dalsza legalizacja w MSZ) i dokumenty potwierdzone notarialnie (dalsza legalizacja w sądzie) , których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.
- Dokumenty o charakterze prawnym m.in. umowy, pełnomocnictwa oraz deklaracje firm o statusie prawnym i/lub następstwie prawnym (takie dokumenty po analizie prawnej wystawia na wniosek firm radca prawny KIG).
- Deklaracje przedsiębiorców o towarach podwójnego zastosowania i zaistnieniu okoliczności siły wyższej.
KROK PO KROKU
KROK 1 -Uwierzytelnienie eksportera
Przedsiębiorca występujący do Izby Przemysłowo – Handlowej w Rzeszowie o legalizację dokumentów po raz pierwszy, do wniosku załącza niżej wymienione dokumenty zawierające aktualne dane:
1.Dokument potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, w zależności od statusu prawnego przedsiębiorcy:
• aktualny wydruk KRS ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości,
• lub aktualny wydruk CEIDG ze strony Ministerstwa Rozwoju,
• lub inny dokument upoważnionego organu rejestrowego.
2.Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON
• aktualny wydruk ze strony Głównego Urzędu Statystycznego.
3.Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP)
• kserokopia decyzji lub zaświadczenia z aktualnymi danymi firmy.
4.Uwierzytelnione wzory podpisów reprezentacji podmiotu wnioskującego, poprzez złożenie:
• wzoru podpisu w obecności przedstawiciela BLCA KIG na specjalnym formularzu lub,
• wzoru podpisu potwierdzonego notarialnie (oryginał do wglądu i kserokopia) lub,
• kopii karty wzorów podpisów bankowych potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez pracownika banku,
Uwaga: wzór podpisu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa może potwierdzić reprezentacja firmy zgodnie z KRS.
W przypadku zmian w przedsiębiorstwie powodujących zmiany w dokumentach wymienionych powyżej przy kolejnym wniosku o legalizację przedsiębiorca powinien załączyć wyżej wymienione dokumenty, zawierające zaktualizowane dane.
KROK 2
Wnioskowanie o legalizację/wystawienie świadectwa pochodzenia
Eksporter składa w 2 egzemplarze wypełnionego i podpisanego przez upoważnioną osobę wniosku o legalizację dokumentu handlowego/wystawienie świadectwa pochodzenia.
Wzór wniosku o zalegalizowanie dokumentów handlowych/wystawienie świadectwa pochodzenia
Wnioskowanie o legalizację dokumentów handlowych
Wraz z wnioskiem eksporter przedkłada do legalizacji dokumenty w wymaganej przez niego ilości egzemplarzy oraz egzemplarza dodatkowego, który pozostaje w dokumentacji Izby. Wszystkie egzemplarze dokumentów wystawionych przez eksportera, przedłożone do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa (reprezentacji lub pełnomocników), których uwierzytelnione podpisy zostaną dostarczone do Izby (opisane w zakładce „Uwierzytelnienie eksportera”).
W przypadku dokumentów do legalizacji uzyskanych przez eksportera od zewnętrznych podmiotów, na potrzeby Izby należy przedłożyć kserokopię dokumentu przeznaczonego do legalizacji.
Uwaga: kserokopie dokumentów nie podlegają legalizacji.
Poprawność przygotowywanych dokumentów można weryfikować z Izbą telefonicznie lub mailowo:
Tel.17 854 90 50, legalizacja@iph.rzeszow.pl
Upoważniony pracownik Izby może zażądać od eksportera dodatkowych dokumentów potwierdzających treści zawarte w dokumentach do legalizacji
Wnioskowanie o wystawienie świadectwa pochodzenia na formularzu KIG
W przypadku wnioskowania o świadectwo pochodzenia towaru na formularzu KIG eksporter przedstawia wypełniony formularz, zgodnie z danymi zawartymi w świadectwie pochodzenia wystawionym przez urząd celno-skarbowy.
Uwaga: druga strona formularza jest wypełniana i drukowana tylko, gdy wykaz towarów nie mieści się na pierwszej stronie formularza.
Podstawą do wystawienia świadectwa pochodzenia towaru na formularzu KIG jest wymóg importera wyrażony w akredytywie lub kontrakcie aby wystawcą dokumentu była izba gospodarcza oraz urzędowe świadectwo pochodzenia wystawione przez administrację celno-skarbową Do wniosku eksporter załącza kserokopię akredytywy lub kontraktu oraz kserokopię świadectwa po okazaniu oryginału do wglądu.
Formularz świadectwa pochodzenia
Upoważniony pracownik Izby może zażądać od eksportera dodatkowych dokumentów potwierdzających treści zawarte w dokumentach do wystawienia świadectwa pochodzenia towaru na formularzu KIG.
KROK 3
LEGALIZACJA DOKUMENTÓW HANDLOWYCH / WYSTAWIENIE ŚWIADECTWA POCHODZENIA NA FORMULARZU KIG
Po weryfikacji kompletności i poprawności złożonej dokumentacji upoważniony pracownik Izby dokonuje legalizacji poprzez naniesienie pieczęci urzędowych i podpisów na dokumentach handlowych lub formularzach świadectwa.
Zalegalizowane lub wystawione przez Izbę dokumenty handlowe wraz z fakturą za wykonanie usługi są przekazywane eksporterowi osobiście lub w innej uzgodnionej formie. Płatność za legalizację jest możliwa gotówką lub przelewem z 3 dniowym terminem płatności.
KONTO: PKO BP SA 27 1020 4391 0000 6802 0078 8752